I henhold til dansk lovgivning er det besluttet, at private arbejdspladser skal indføre whistleblowerordninger.
POMPdeLUX’ whistleblowerordning har til formål at øge mulighederne for, at POMPdeLUX’ ansatte, kunder og øvrige samarbejdspartnere kan ytre sig om kritisable forhold på arbejdspladsen uden at frygte for negative konsekvenser.
POMPdeLUX’ whistleblowerordning kan anvendes til indberetning af oplysninger om alvorlige overtrædelser eller øvrige alvorlige forhold, som ikke nødvendigvis kan henføres til en bestemt lovovertrædelse.
Formålet med whistleblowerordningen er således at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle (lov)overtrædelser og alvorlige uregelmæssigheder.
POMPdeLUX’ whistleblowerordning skal ses som et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen, der vedrører fejl og utilfredsstillende forhold mv., hvor der kan rettes henvendelse til nærmeste leder eller HR. Der opfordres til at tage forhold, der ikke vedrører ulovligheder eller alvorlige uregelmæssigheder op med den eller de personer, som efter din opfattelse handler ukorrekt, inden du eskalerer en sag, som så i givet fald bør ske til din leder, HR eller medarbejderrepræsentant.
Overtrædelser af bagatelagtig karakter er ikke omfattet, og bør i stedet drøftes med HR eller nærmeste leder.
Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold er som udgangspunkt ikke omfattet, medmindre der er tale om seksuel chikane eller grov chikane.
Der kan indberettes om forhold, der har fundet sted eller vil finde sted i POMPdeLUX, og det forudsættes, at whistlebloweren er i god tro om oplysningernes rigtighed.
Vi opfordrer alle, som har alvorlige bekymringer, de ønsker at indberette til at bruge vores whistleblower-ordning, således at eventuelle overtrædelser kan imødegås hurtigt og effektivt internt. Whistlebloweren kan dog frit vælge mellem at indgive indberetning til arbejdspladsens whistleblowerordning eller en ekstern whistleblowerordning (Datatilsynet).
POMPdeLUX’ whistleblowerordning udelukker ikke muligheden for at indberette via eksterne kanaler som f.eks. tilsynsmyndigheder.
POMPdeLUX whistleblowerenhed
Indberetninger til POMPdeLUX’ whistleblowerordning behandles af HR – Lotte Brændstrup. Spørgsmål til de enkelte indberetninger eller POMPdeLUX’ whistleblowerordning i det hele taget kan rettes til samme person.
Indberetninger kan sendes til mailadressen whistleblower@pompdelux.dk
Spørgsmål til de enkelte indberetninger eller POMPdeLUX whistleblowerordning i det hele taget kan rettes til:
Lotte Brændstrup, HR, mail - Lbr@pompdelux.dk
Gitte Panayotis Diakovasilis, COO mail – gp@pompdelux.dk
Behandling af indberetninger kan i øvrigt, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, ske med hjælp fra en ekstern part, eksempelvis en advokat eller revisor.
I Bilag 1 er der angivet eksempler på alvorlige lovovertrædelser, alvorlige forhold og oplysninger, som ikke er omfattet af whistleblowerordningen.
Indberetning af overtrædelser
Indberetning til POMPdeLUX’ whistleblowerordning kan ske personligt såvel som skriftligt (mailadressen whistleblower@pompdelux.dk) til HR eller til nærmeste leder, eksempelvis hvis henvendelser drejer sig om HR. Henvendelser kan ligeledes ske anonymt (benyt postkasserne som står på indgangen til toiletterne.)
Persongrupper, der kan indgive oplysninger til whistleblowerordningen
Alle ansatte, ledelsen, leverandører, kunder og øvrige samarbejdspartner kan indgive oplysninger til whistleblowerordningen.
Behandling af indberetninger
I forbindelse med modtagelsen af en indberetning vil POMPdeLUX’ whistleblowerenhed bekræftes modtagelsen indenfor syv dage til den pågældende whistleblower via mail (sikker mail), med undtagelse af anonyme henvendelser.
POMPdeLUX’ whistleblowerenhed vil herefter følge omhyggeligt op på indberetningen, dens indhold og karakter er afgørende for, hvordan der skal følges op. Der vil indledningsvis tages stilling til, om indberetningen falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde. Hvis indberetningen falder udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenbart ubegrundet, bliver indberetningen afvist, og navngivne whistleblowere vil få besked herom.
Hvis indberetningen falder inden for lovens anvendelsesområde, bliver indberetningen behandlet. Det indebærer bl.a., at POMPdeLUX’ whistleblowerenhed, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil indhente yderligere oplysninger internt i organisationen. Efter omstændighederne kan det også indebære yderligere dialog med whistlebloweren.
Eksempler på opfølgning:
Whistleblowerenheden vil indenfor tre måneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen give feedback til whistlebloweren. Det betyder, at whistleblowerenheden, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil oplyse whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor enheden har valgt denne opfølgning.
Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil POMPdeLUX’ whistleblowerenhed underrette whistlebloweren herom, og om eventuel yderligere feedback kan forventes. Det kan f.eks. skyldes, at der er iværksat en intern undersøgelse, der ikke kan afsluttes inden for fristen.
Feedbacken skal overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.
Tavshedspligt og behandling af oplysninger
Medarbejdere, der er tilknyttet POMPdeLUX’ whistleblowerenhed, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne. Tavshedspligten omfatter alene oplysninger, der indgår i indberetningen. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten. POMPdeLUX’ whistleblowerenhed behandler i videst muligt omfang indberetninger fortroligt. Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i databeskyttelsesforordningen og -loven. POMPdeLUX’ whistleblowerenhed kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med POMPdeLUX’ whistleblowerordning.
Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på indberetningerne. Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det vil f.eks. kunne være tilfældet, hvis en sådan underretning konkret vurderes at ville medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.
Beskyttelse af whistleblowere
En whistleblower må ikke udsættes for repressalier, herunder trussel om eller forsøg på repressalier, fordi vedkommende har foretaget indberetning til POMPdeLUX’ whistleblowerenhed eller en ekstern whistleblowerordning (Datatilsynet). Endvidere må whistlebloweren ikke hindres eller forsøges hindret i at foretage indberetninger. Repressalier forstås som enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en intern eller ekstern indberetning, som forårsager eller kan forårsage whistlebloweren skade.
Whistlebloweren kan ikke ifalde ansvar for at indberette fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har rimelig grund til at antage (god tro), at oplysningerne i en indberetning er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt forhold.
Forsøg fra POMPdeLUX ansatte eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning eller på at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil medføre ansættelsesretlige konsekvenser.
Yderligere oplysninger
Justitsministeriet har udarbejdet en vejledning for personer, der ønsker at indgive eller overvejer at indgive oplysninger som whistleblower. Vejledningen giver en overordnet beskrivelse af whistleblowerloven, herunder beskrivelser af whistleblowerordninger, indberetningsmuligheder. Whistleblowerens rettigheder og beskyttelse af whistleblowere. Vejledningen kan hentes på Justitsministeriets hjemmeside www.jm.dk
POMPdeLUX’ whistleblowerpolitik
Bilag 1.
Eksempler på alvorlige lovovertrædelser
Overtrædelser af straffeloven, der i almindelighed vil være omfattet af anvendelsesområdet:
Overtrædelser af særlovgivning eller anden lovgivning, der i almindelighed vil være omfattet af anvendelsesområdet:
Chikane
Eksempler på alvorlige forhold
Forhold der i almindelighed anses som alvorlige:
Eksempler på oplysninger, som ikke er omfattet af lovens anvendelsesområde